Chi tiết tin - Sở Ngoại vụ

Ngày 12/01/2026, Giám đốc Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị Trần Ngọc Lân đã ký Quyết định số 04/QĐ-SNgV về việc ban hành Danh mục hồ sơ và thời hạn bảo quản tài liệu của Sở năm 2026. Quyết định này nhằm mục đích hướng dẫn công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan thực hiện việc lập hồ sơ công việc và xác định thời hạn bảo quản tài liệu một cách thống nhất, chuyên nghiệp.

Danh mục bao gồm 117 hồ sơ thuộc các phòng chuyên môn và Văn phòng Sở, với tổng cộng 30 hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 87 hồ sơ có thời hạn bảo quản xác định (kèm theo Quyết định số 04/QĐ). Để công tác lập danh mục hồ sơ có hiệu quả, yêu cầu công chức, viên chức và người lao động của Sở Ngoại vụ cần tập trung và làm ngay các bước sau:

1. Lập Danh mục hồ sơ: Bắt buộc ngay từ đầu năm

Sở Ngoại vụ đã hoàn thành việc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ năm 2026 ngay từ tháng 01/2026. Đây là căn cứ pháp lý để công chức, viên chức và người lao động tiến hành lập danh mục: (1) Phân định trách nhiệm lập hồ sơ cho từng cá nhân, đơn vị; (2) Hệ thống hóa toàn bộ tài liệu dự kiến hình thành trong năm; (3) Kiểm soát chặt chẽ việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Thời hạn bảo quản tài liệu: Hai mức phân loại chính

Theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời hạn bảo quản tài liệu năm 2026 tiếp tục áp dụng hai mức cốt lõi:

Bảo quản vĩnh viễn: Áp dụng cho tài liệu có giá trị đặc biệt về chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử (ví dụ: hồ sơ quy hoạch, dự án trọng điểm quốc gia, hồ sơ khen thưởng của Chủ tịch nước).

 Bảo quản có thời hạn: Được xác định cụ thể theo số năm (thường là 5, 10, 20 hoặc 70 năm) tùy theo giá trị thực tiễn hồ sơ công việc.

3. Điểm mới cần lưu ý: Lưu trữ số và Lưu trữ tư nhân

Năm 2026, công chức, viên chức và người lao động cần chú trọng vào việc triển khai Thông tư 05/2025/TT-BNV về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số, yêu cầu các cá nhân, phòng, đơn vị phải đảm bảo tính xác thực và an toàn dữ liệu trên môi trường mạng. Đồng thời, Luật mới cũng mở rộng hành lang pháp lý cho lưu trữ tư nhân, khuyến khích các cá nhân, dòng họ đăng ký tài liệu có giá trị lịch sử.

Nguồn: Văn phòng

Quý Hợi